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經驗分享:高效會議的秘訣


 設想一下,一位醫生將病人推進手術室時對他說:如果我不需要給病人做手術的話,我會更熱愛我的工作;蛘咴O想NBA騎士隊的勒布朗•詹姆斯(LeBron James)對記者說,如果我不需要打比賽和訓練,我真的會喜歡做一名NBA球員。聽上去很荒唐,是不是?
  現在再設想一下,一位公司高管說:如果我不需要開會,我會更喜愛我現在的工作。當然,在我從事咨詢工作以來,我曾經多次聽到前來咨詢的公司高管這么說。乍聽起來,這話很能理解,甚至還有點幽默。但實際上,這種想法實在是大謬不然。
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  實際上,在大多數組織機構中,會議應該是領導者工作中最重要的核心活動。將軍們通過會議決定是否開戰,公司管理者通過會議決定如何應對市場變化,父母們通過“會議”決定怎樣度過家庭危機。
  但大多數會議開得很糟糕。領導人經常做不到化解沖突、制定有效的日程,而是在會上塞進大量演示性的程序,或是讓各部門一個接一個報告情況,直把人搞得昏昏欲睡。
  不過,會議的最大問題是,人們經常將戰術性話題和戰略性話題放在一個會上討論。要搞清楚這樣做有什么不妥,可以看看我們在家庭里這么做會發生什么。
  以家為例。妻子和我在早晨準備開始一天生活的時候經常召開家庭“會議”。我們的談話經常是這樣的:今天誰到學校接孩子?你認為我們應該試試再要個孩子嗎?今晚晚餐想怎么安排?今年該去哪里度假?諸如此類。談話結束的時候,我們也不知道到底有什么成果,不知道我們是在玩“腦力激蕩”、是在做決定還是只不過在 “大聲”思考。中華考試
  在我旁聽過的許多次管理人員會議上,情況也是如此。領導會冷不丁地轉換話題,一會兒是結束促銷之類的極其具體的事情,一會又跳到公司面對新競爭如何定位這樣的長期話題,隨后又轉到介于兩者之間的諸如未來18個月應該在研發上投入多少資金這樣的事。
  問題是,要在一次會議上討論所有這些話題,即使是最聰明的人也難以完成必要的前后轉換。而且他們可能做不到讓在場的每個人都同時跟隨主題推進。由于工作職責或個人性格的關系,有些人會在某個問題上持保守、求穩的看法,其他人則會比較有創意或比較激進。因此,會上會來回扯皮,直到時間耗盡,每個人都垂頭喪氣地發現,最重要的議題還沒討論,沒有達成任何一項清晰的決定。
  實際上,領導者們真正需要的是與此完全不同的會議:或許更簡短、但要將具體戰術性的話題和總體戰略性的話題分開討論。將會議的前后背景交待清楚、將不同性質的話題分在不同的會議場合討論,這樣就能使會議變得更清晰、重點更突出,從而有助于消除與會者事先未必能料到的挫折感和困惑感。
  實際上,我的一家客戶就把他們公司的轉變歸功于會議改革。早在2006年,一家保健公司感到在獲得行業發展勢頭方面遇到了困難。他們于是將周一上午的員工會議變成“戰術討論會”,專門用來討論實現目標的具體策略。當他們想轉變話題討論更重大的戰略問題時,他們會在稍后的時間另外安排“戰略討論會”。
  如果當時戰略問題比較危急,他們會在戰術討論會之后立刻召開戰略會議。這樣一來,整個團隊可以立刻投入戰略話題。他們成功的關鍵是嚴格自律,堅持做到每次只關注一個戰略性問題,而不是將各種話題囫圇地混在一起討論。
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